Kto w biurze nieruchomości widzi dane którego klienta?

„Czy Marek widzi moich klientów?” to pytanie, które pada w każdym biurze przy wdrożeniu CRM-a. Odpowiedź powinna być prosta i taka sama dla każdego rekordu. Poniżej model widoczności danych, który stosujemy w Estalo, opisany dla właściciela biura, nie dla programisty, oraz to, czego wymaga od tego modelu RODO.

Zasada: widzisz to, co potrzebne do twojego zadania

RODO w art. 5 mówi o minimalizacji danych i ograniczeniu celu, a w art. 32 o środkach bezpieczeństwa odpowiednich do ryzyka. W praktyce biura znaczy to, że dostęp do danych klienta powinien wynikać z roli i zadania, a nie z tego, że „wszyscy mają hasło do arkusza”. CRM z rolami jest najprostszym sposobem, żeby tę zasadę wdrożyć bez procedur na papierze.

Pięć ról i to, co widzą

Kilka konsekwencji tego układu:

1. Agent nie widzi klientów drugiego agenta, chyba że klient zostanie mu przekazany albo biuro świadomie włączy wspólną widoczność wybranej listy.
2. Manager widzi oddział, nie całe biuro; przy jednym oddziale to w praktyce rola dyrektora bez dostępu do rozliczeń.
3. Asystent pracuje na wpisach i dokumentach bez cen i prowizji, w zakresie, który nadał mu właściciel albo dyrektor.
4. Dostęp kończy się razem z kontem: wyłączenie konta agenta odcina go od danych, a klienci, oferty i notatki zostają w biurze i przechodzą do innej osoby.

Dlaczego biuro widzi więcej niż agent

Bo umowa pośrednictwa wiąże klienta z biurem. Klient podpisuje ją z przedsiębiorcą, nie z osobą, która odebrała telefon. Baza zapisana na biuro nie jest więc „zabieraniem klientów agentowi”, tylko odzwierciedleniem tego, kto jest stroną umowy i kto odpowiada za dane. Ten sam argument decyduje o tym, co dzieje się z bazą, gdy agent odchodzi: nic nie ginie, zmienia się tylko opiekun.

Jedno biuro nie widzi drugiego

W systemie, z którego korzysta wiele biur, każdy rekord ma przypisaną organizację. Baza danych sprawdza to przypisanie przy każdym odczycie i zapisie, niezależnie od tego, co robi aplikacja. Skutek dla właściciela: nawet błąd w interfejsie nie pokaże mu cudzych klientów, bo dane w ogóle nie opuszczają jego organizacji. Serwery Estalo stoją w Unii Europejskiej, a eksport własnych danych do pliku jest możliwy w każdej chwili.

Typowe błędy przy ustawianiu dostępu

• Wszyscy jako właściciele „bo tak prościej”. Po pół roku nikt nie wie, kto co zmienił.
• Asystent z dostępem do prowizji, bo „i tak robi faktury”. Faktury można robić bez wglądu w splity wszystkich agentów.
• Wspólna widoczność całej bazy w biurze, w którym agenci pracują na własny rachunek. Wtedy lead z portalu jest przedmiotem sporu, zamiast trafić do konkretnej osoby.

Podział dostępu do leadów, w tym to, kto widzi całą skrzynkę biura, opisuje osobny tekst o dyrektorze i agentach. Jak wygląda to w Estalo dla biur, jest na stronie dla biur.