Jak przenieść dane klientów z Excela do CRM-a?

Arkusz z klientami zwykle powstawał latami: kolumna „Uwagi” ma po dwie strony, telefony są w trzech formatach, a część wierszy to ta sama osoba wpisana dwa razy. Migracja do CRM-a nie polega na wgraniu tego pliku, tylko na doprowadzeniu go do postaci, którą system zrozumie. Poniżej procedura, którą przechodzimy z biurami przy wdrożeniu Estalo; działa też przy innych systemach.

Zanim otworzysz CRM: porządek w arkuszu

1. Jedna tabela, jeden arkusz. Scal zakładki („Kupujący”, „Sprzedający”, „Archiwum”) w jedną tabelę z kolumną „typ klienta”. Import czyta jedną listę.
2. Nagłówki w pierwszym wierszu. Bez pustych wierszy nad tabelą, bez scalonych komórek, bez tytułu arkusza w komórce A1.
3. Jedna informacja na kolumnę. „Jan Kowalski 600 100 200 kupno 2 pok.” w jednej komórce to cztery kolumny: imię i nazwisko, telefon, cel, wymagania.
4. Telefony w jednym formacie. Dziewięć cyfr bez spacji albo z prefiksem, ale konsekwentnie. Import rozpozna oba, ale nie porówna „600100200” z „+48 600 100 200” jako duplikatu, jeśli sam tego nie ujednolicisz.
5. Daty jako daty. Excel potrafi zamienić „12.09” na godzinę albo tekst; sprawdź kolumnę z datą ostatniego kontaktu.

Duplikaty: najczęstsza pułapka

Ta sama osoba potrafi występować jako „Kowalska Anna”, „Anna Kowalska” i „A. Kowalska, Mokotów”. Najprostsza metoda: posortuj arkusz po telefonie, potem po e-mailu, i przejrzyj sąsiednie wiersze. Dobry import robi drugą kontrolę: pokazuje potencjalne duplikaty przed zapisem i pozwala je scalić albo pominąć. Zapis bez tej kontroli kończy się bazą, w której agent nie wie, do którego rekordu dopisać notatkę.

Statusy: nie wymyślaj ich w arkuszu

CRM ma własne statusy w lejku (na przykład nowy, w kontakcie, umówione spotkanie, aktywny, zamknięty). Jeśli arkusz ma kolumnę statusu, import mapuje jej wartości na statusy systemu. Jeśli nie ma, nadaj wszystkim jeden status „do weryfikacji” i zaplanuj tydzień na przejście przez listę. Sto osób z prawdziwym statusem „nie wiem” jest lepsze niż sto osób ze statusem zgadniętym.

Import z podglądem

Podgląd to moment, w którym widać, ile rekordów zostanie rozpoznanych, ile ma braki i które kolumny nie mają odpowiednika. Zapis powinien nastąpić dopiero po twoim potwierdzeniu; do tego czasu w CRM-ie nic się nie zmienia, a arkusz zostaje u ciebie w nienaruszonej postaci.

Ile to trwa

Dla małego biura z kilkuset klientami porządkowanie arkusza zajmuje zwykle jeden wieczór, sam import minuty, a weryfikacja statusów tydzień pracy przy okazji normalnych telefonów. Nie ma potrzeby zatrzymywać sprzedaży: do dnia przełączenia zespół pracuje na starym arkuszu, a po imporcie od razu na CRM-ie.

Co z historią kontaktu

Kolumna z notatkami trafia jako pierwsza notatka przy kliencie, z datą importu. Pełna historia rozmów z innego systemu wymaga eksportu z tego systemu; przy migracji z EstiCRM albo ASARI przechodzimy przez to razem, na twoim eksporcie, tak żeby przypisania do agentów i notatki zostały. Czego jeszcze wymagać od systemu przy przesiadce, opisuje tekst o wymaganiach wobec CRM-a dla biura.