Spis treści
- 1. Oferta jest obiektem, nie notatką
- 2. Publikacja na portale z jednego miejsca
- 3. Baza zapisana na biuro, nie na agenta
- 4. Role, które odpowiadają strukturze biura
- 5. Telefon jako pierwsze urządzenie
- 6. Migracja bez tygodnia przerwy
- 7. Rzeczy, o które warto zapytać, choć nie są na liście
- Jak z tego korzystać
W skrócie
Od CRM-a dla biura nieruchomości trzeba wymagać czterech rzeczy, których nie ma w uniwersalnych systemach sprzedażowych: publikacji ofert na portale z jednego formularza, ról z podziałem na to, kto widzi które dane, bazy zapisanej na biuro, a nie na agenta, oraz aplikacji na telefon, w której da się dodać notatkę zaraz po spotkaniu.
Większość list „funkcji CRM” pasuje do każdej branży, więc do żadnej. Biuro nieruchomości ma kilka wymagań, które w uniwersalnym systemie sprzedażowym po prostu nie występują. Poniżej lista kontrolna do rozmowy z dostawcą, ułożona według tego, co w praktyce decyduje, czy zespół będzie z systemu korzystał.
1. Oferta jest obiektem, nie notatką
W uniwersalnym CRM-ie sprzedaje się „szansę”. W biurze sprzedaje się konkretne mieszkanie z metrażem, piętrem, ceną, zdjęciami i historią obniżek. System musi mieć obiekt oferty z polami, które rozumieją portale, i z powiązaniami do klientów, którzy tę ofertę oglądali. Bez tego dopasowanie klienta do oferty nie ma na czym pracować.
2. Publikacja na portale z jednego miejsca
Jeśli oferty trzeba wpisywać osobno na każdy portal, CRM przegrywa z portalem: agenci pracują tam, gdzie jest ogłoszenie, a baza w CRM-ie starzeje się w tydzień. Warunek minimalny: publikacja i aktualizacja na używane przez biuro portale z jednego formularza, ze statusem per portal widocznym przy ofercie. Jak to działa technicznie, opisuje tekst o eksporcie do kilku portali.
3. Baza zapisana na biuro, nie na agenta
Największy koszt rotacji w biurze to nie rekrutacja, tylko klienci, którzy wychodzą razem z prywatnym telefonem agenta. Umowa pośrednictwa wiąże klienta z biurem (ustawa o gospodarce nieruchomościami reguluje pośrednictwo jako działalność przedsiębiorcy, nie osoby), więc dane powinny być własnością biura także w systemie. Sprawdź, czy da się wyłączyć konto agenta i przekazać jego portfel innej osobie bez utraty notatek i historii.
4. Role, które odpowiadają strukturze biura
| Rola | Co widzi | Czego nie widzi |
|---|---|---|
| Agent | własnych klientów, oferty i zadania | cudzych rozliczeń i prowizji |
| Manager oddziału | cały oddział, przydział leadów | rozliczeń innych oddziałów |
| Dyrektor | całe biuro, prowizje, raporty | nic nie jest ukryte |
| Asystent | wpisy i dokumenty w nadanym zakresie | cen i prowizji |
| Właściciel | wszystko plus konfigurację i rozliczenia | nic |
Podział dostępu nie jest luksusem dużych sieci. Dwa biura pod jednym szyldem albo jeden asystent na kilku agentów wystarczą, żeby brak ról zaczął przeszkadzać. Więcej w tekście o dostępie do leadów.
5. Telefon jako pierwsze urządzenie
Informacja o kliencie powstaje po prezentacji, w samochodzie, przy telefonie. Jeśli CRM ma tylko wersję na komputer albo stronę, która na telefonie jest nieużywalna, notatki powstają wieczorem z pamięci albo wcale. Sprawdź czas dodania notatki na telefonie z zegarkiem w ręku; powinien mieścić się w minucie.
6. Migracja bez tygodnia przerwy
Biuro, które ma dane w arkuszu albo w innym systemie, potrzebuje importu z podglądem: co zostanie rozpoznane jako klient, co jako oferta, komu zostanie przypisane. Zapis dopiero po potwierdzeniu i możliwość pracy na starym systemie do dnia przełączenia. Procedurę opisuje tekst o przenoszeniu klientów z Excela.
7. Rzeczy, o które warto zapytać, choć nie są na liście
- Gdzie fizycznie są dane i czy da się je wyeksportować w każdej chwili.
- Czy dopasowanie klienta do nowej oferty dzieje się samo, czy trzeba szukać ręcznie.
- Czy kalkulatory kosztów transakcji (podatek, notariusz, prowizja) są w systemie, czy agent liczy je w telefonie klienta.
- Co jest w cenie, a co jest płatnym dodatkiem; osobny tekst na ten temat jest w klastrze o porównywaniu CRM-ów.
Jak z tego korzystać
Zamiast pytać dostawcę, „jakie ma funkcje”, poproś o pokazanie tych siedmiu rzeczy na własnych danych biura: jedna oferta wysłana na portale, jedna notatka dodana z telefonu, jedno konto agenta wyłączone z przekazaniem portfela. Godzina z realnym scenariuszem mówi więcej niż lista. W Estalo taki przebieg można zrobić samemu w 14 dni bez karty; szczegóły dla biur są na stronie dla biur.
Najczęstsze pytania
Czy CRM musi mieć integrację z portalami ogłoszeniowymi?
W biurze, które publikuje oferty na więcej niż jednym portalu, tak. Bez integracji CRM jest bazą kontaktów, a oferty i tak żyją osobno na portalach; w praktyce agenci przestają go uzupełniać.
Jakie role potrzebne są w CRM-ie dla biura z kilkoma agentami?
Minimum to agent, który widzi swój portfel, i osoba zarządzająca, która widzi całość. Przy większym biurze dochodzą manager oddziału, asystent z ograniczonym dostępem i właściciel z dostępem do rozliczeń.
Czy CRM musi działać dobrze na telefonie?
Tak, bo większość informacji powstaje poza biurkiem: po prezentacji, w samochodzie, na telefonie od klienta. Jeśli dodanie notatki wymaga laptopa, notatka powstaje wieczorem albo wcale.
Co odróżnia CRM dla nieruchomości od uniwersalnego CRM-a sprzedażowego?
Obiekt oferty z parametrami nieruchomości i publikacją na portale, dopasowanie klientów do ofert, dokumenty typowe dla pośrednictwa oraz kalkulatory kosztów transakcji. Uniwersalny CRM ma kontakty i szanse sprzedaży, resztę trzeba dobudować.
Źródła
Wojciech Płonka
Design & Product, Estalo
Zobacz też
Masz podobne biuro?
Estalo prowadzi klientów, oferty i eksport do portali z jednego miejsca. 14 dni pełnego dostępu bez karty.