Spis treści
W skrócie
Ofertę wpisuje się raz w CRM-ie, ze wszystkimi polami, które portale wymagają, a potem zaznacza, gdzie ma się pojawić. System tłumaczy dane na format każdego portalu, wysyła je przez API albo plik XML i pokazuje status publikacji przy ofercie. Zmiana ceny w CRM-ie trafia na wszystkie portale bez logowania do ich paneli.
Ta sama oferta wpisywana pięć razy, z tymi samymi zdjęciami i opisem, to najczęstsza skarga agentów, z którymi rozmawiamy. Poniżej procedura, jak zrobić to raz. Opisuję ją na przykładzie Estalo, ale kolejność kroków jest taka sama w każdym CRM-ie, który ma integracje z portalami.
Krok po kroku
- Dodaj ofertę w CRM-ie, nie na portalu. Punktem wyjścia jest baza biura. Jeśli pierwsza wersja oferty powstaje na portalu, potem trzeba ją i tak przepisać do CRM-a, a dwie wersje szybko się rozjeżdżają.
- Uzupełnij wspólny rdzeń pól. Typ nieruchomości, rynek, cena, metraż, liczba pokoi, piętro, rok budowy, adres, opis, zdjęcia. Te dane trafią na każdy portal.
- Sprawdź listę braków per portal. Portale wymagają różnych pól dodatkowych. CRM powinien pokazać przy ofercie, czego brakuje dla Otodomu, a czego dla portalu czytającego plik XML, zanim cokolwiek wyśle.
- Zaznacz portale i opublikuj. Jedno kliknięcie, a system tłumaczy dane na format każdego portalu. Otodom dostaje ofertę przez API, pozostałe portale przez plik XML w swoim formacie, Portal Estalo publikuje ją od razu, bez eksportu.
- Odczytaj statusy. Przy ofercie widać, gdzie jest opublikowana, gdzie czeka na pobranie pliku, a gdzie została odrzucona i dlaczego.
- Zmieniaj dane tylko w CRM-ie. Cena, zdjęcia, opis, status sprzedaży. Każda zmiana idzie dalej tą samą drogą co pierwsza publikacja.
Ile czasu mija od zmiany do portalu
Zależy od kanału. Integracja przez API działa w tle zaraz po zapisie, więc nowa cena jest na Otodomie po chwili. Portale, które czytają plik XML, aktualizują się przy najbliższym pobraniu pliku według własnego harmonogramu; w praktyce liczy się to w godzinach, nie dniach. CRM nie ma wpływu na harmonogram portalu, ma wpływ na to, żeby plik był zawsze aktualny.
| Kanał | Kiedy portal dostaje zmianę | Kto o tym decyduje |
|---|---|---|
| API (Otodom) | zaraz po zapisie w CRM-ie | CRM wysyła, portal potwierdza |
| Plik XML (Morizon, Gratka, Domy.pl, Nieruchomości-online) | przy kolejnym pobraniu pliku | harmonogram portalu |
| Portal Estalo | od razu | to ta sama baza danych |
Gdy jeden portal odrzuca ofertę
Odrzucenie jest zwykle sygnałem o brakującym polu albo wartości spoza słownika danego portalu, na przykład własnej nazwy typu budynku. Publikacja na pozostałych portalach nie jest tym dotknięta. Po uzupełnieniu danych CRM ponawia wysyłkę tylko tam, gdzie była odmowa. Szczegóły mechanizmu i typowe przyczyny odrzuceń są w tekście o feedzie XML.
Czego CRM nie zrobi za portal
Warto to powiedzieć wprost. Panel portalu nadal jest potrzebny do spraw konta: pakietów, faktur, ustawień biura, statystyk wyświetleń w rozbiciu, które portal udostępnia tylko u siebie. CRM zastępuje pracę z ofertami, nie relację handlową z portalem. Kosztami tej relacji zajmuje się osobny tekst o cenniku Otodomu dla biura.
Co to zmienia w tygodniu agenta
Przy kilkunastu ofertach i dwóch zmianach cen tygodniowo różnica jest prosta: zamiast kilkunastu logowań i przepisywania, jedno miejsce i jedna czynność. Do tego agent widzi status publikacji przy ofercie, a nie dowiaduje się od klienta, że ogłoszenia nie ma. Jak wygląda to w Estalo, można sprawdzić na stronie funkcji, a zasady Portalu Estalo na stronie portalu.
Najczęstsze pytania
Ile pól danych trzeba uzupełnić raz, żeby oferta trafiła na cztery portale?
Wspólny rdzeń to kilkanaście pól: typ nieruchomości, rynek, cena, metraż, liczba pokoi, piętro, adres, opis i zdjęcia. Portale różnią się polami dodatkowymi, więc CRM pokazuje przy ofercie, czego brakuje dla konkretnego portalu, zanim wyśle dane.
Co się dzieje przy aktualizacji ceny oferty już opublikowanej?
Zmieniasz cenę w jednym miejscu, a CRM wysyła aktualizację na każdy portal, na którym oferta jest opublikowana. Na Otodomie przez API dzieje się to w tle zaraz po zapisie, na portalach czytających plik XML przy najbliższym pobraniu pliku.
Co zrobić, gdy jeden portal odrzuci ofertę, a inne ją przyjmą?
Odrzucenie na jednym portalu nie cofa publikacji na pozostałych. Status przy ofercie pokazuje, który portal odrzucił i z jakiego powodu, zwykle brak pola albo wartość spoza słownika. Po uzupełnieniu danych CRM ponawia wysyłkę tylko tam.
Czy trzeba osobno logować się do panelu każdego portalu?
Do publikacji i aktualizacji nie. Panel portalu pozostaje potrzebny do spraw konta: faktur, pakietów, ustawień biura. Sama praca z ofertami odbywa się w CRM-ie.
Źródła
Wojciech Płonka
Design & Product, Estalo
Zobacz też
Masz podobne biuro?
Estalo prowadzi klientów, oferty i eksport do portali z jednego miejsca. 14 dni pełnego dostępu bez karty.